Presentasi Menggunakan “Power Point”

Oleh Ivanovich Agusta

Tujuan instruksional khusus: memahami presentasi dengan peralatan komputer, mempraktekkan penyusunan bahan presentasi dengan program power point.

Waktu perkuliahan : 1 x 2 sks
Waktu praktikum: 1 x 2 sks

Presentasi dengan Peralatan Komputer

Mengetengahkan ide atau hasil pemikiran yang mendalam dan panjang lebar, tetapi hanya dalam waktu presentasi sesingkat 15 menit, tentu bukan pekerjaan yang mudah. Selain harus menguasai teknik memampatkan laporan ke dalam point-point pemikiran yang bernas itu, tantangan lainnya ialah menyajikan presentasi yang menarik. Tanda-tandanya sederhana, pendengar yang bersedia duduk berlama-lama menunjukkan keberhasilan penyaji dalam mempresentasikan idenya.

Satu hal yang selalu muncul dalam presentasi yang berhasil, ialah penyaji membawakan hasil presentasinya dengan semangat dan percaya diri. Barangkali masih bisa diingat orasi yang sangat menarik oleh Bung Karno. Mantan Presiden Dr. BJ Habibie juga selalu tampil dengan kesungguhan. Tidak sedikit pendengar yang terpukau oleh Bung Karno maupun Dr. Habibie. Tampaknya semangat, kesungguhan, dan rasa percaya diri dari penyaji mampu menular kepada pendengar, dan menyenangkan para pendengar itu.

Di luar semangat itu, orang-orang memiliki sifat dasar tersendiri, yang bersifat unik atau spesifik bagi dirinya. Sifat dasar ini tercermin dalam gaya presentasi. Dibandingkan gaya orasi Bung Karno yang menekankan point-point ide secara berkali-kali, Dr. Sajogyo selalu mempresentasikan ide dengan sangat tenang, selalu terkesan menyusun kata-kata yang pas untuk disampaikan dalam forum diskusi. Sekalipun demikian, pendengar masih bisa merasakan semangat, kesungguhan dan rasa percaya diri dalam kata-katanya. Oleh karena itu, ada baiknya ketika orang mempresentasikan idenya sesuai dengan kepribadiannya. Dia bisa leluasa mengembangkan dirinya di atas mimbar. Janganlah lupa, bahkan ide-ide baru dan menarik bisa muncul dari atas mimbar juga, pada saat presentasi berlangsung.

Di samping mengorientasikan presentasi dari dalam dirinya sendiri, ada baiknya juga turut mempertimbangkan kepribadian pendengar, atau kultur masyarakat setempat. Landasan dari tindakan ini tidak lain dari upaya untuk mendekatkan dunia pesan yang ingin disampaikan presenter kepada para pendengar itu. Apalagi jika diingat, waktu untuk penyampaian pesan itu sangatlah sebentar. Ide yang terlalu baru mungkin sangat sulit diterima, tetapi ide-ide lama bisa mudah diterima karena meneguhkan pengetahuan yang telah ada. Bung Karno menggunakan istilah ”Marhaenisme” atau ”Kromoisme” untuk membungkus pesan ”sosialisme”. Kini banyak peneliti menggunakan ”teori kritis” untuk membungkus ”Marxisme”. Dalam kaitan ini jangan dilupakan kaidah, bahwa ”alat pembawa pesan” itupun hakekatnya juga menjadi ”pesan”. Dalam bahasan kita sekarang, cara presenter ”membungkus” atau mengelola point-point pesan, sehingga terasa dekat dengan dunia pendengar, dapat membuka pintu lebih lebar untuk menyalurkan ide-ide baru. Mempresentasikan ide dalam bentuk tabel bisa disukai pendengar dari kalangan ilmu pasti. Mempresentasikannya dalam bentuk diagram atau grafik mungkin lebih cocok bagi ilmuwan sosial atau para pejabat. Memasukkan film dalam presentasi mungkin memberikan kesan mewah dan canggih, yang berguna untuk menarik perhatian pendengar.

Membubuhi efek-efek itulah yang bisa dilakukan program komputer berbasis Windows, bernama power point. Program power point ini memang alat, tetapi bukanlah alat yang netral. Minimal dalam dirinya terkandung makna kecanggihan (bisakah mengetengahkan hasil power point di tengah ladang?), kepraktisan (cukup membawa PDA, flash disc sebesar ibu jari, bahkan telah tersedia di internet, untuk menyajikan makalah), dan ringkasan (bisakah detil laporan diringkas dan direduksi hanya dalam bentuk point-point umum?).

Sebagaimana dikemukakan di atas, kemampuan utama yang harus dimiliki oleh presenter yang menggunakan power point ialah menyusun point-point yang paling tepat. Point-point itu berujud ringkasan dari laporan panjang yang kita susun. Bukanlah point itu kesimpulan umum yang bisa jadi berbeda dari tulisan dalam laporan. Tentang ini mungkin bisa dibayangkan, bagaimana Bung Karno meringkas Panca Sila menjadi Tri Sila, lalu Eka Sila bernama ”gotong royong”. Tetapi kata ”gotong royong” tidak pernah muncul dalam Panca Sila.

Pada saat ini, mungkin ”latihan” yang banyak berguna ialah ketrampilan menulis pesan melalui SMS. Melalui hand phone ini, mau tidak mau kita akan menulis ide dalam versi yang sangat ringkas. Memang tidak serta merta ketrampilan menulis SMS bisa diterapkan ke dalam penyusunan point presentasi karya ilmiah. Bukan terutama karena teknis peringkasannya, tetapi lebih karena ada tekanan untuk serius dalam proses penyusunannya.

Oleh karena itu, kini menjadi jelas, bahwa penulisan karya ilmiah yang sistematis akan menjadi jalan lempang bagi penyusunan point-point. Ada baiknya membuat diagram sebelum menyusun karya ilmiah. Dari diagram itu dapatlah disusun bab per bab dari karya ilmiah ini. Selanjutnya tiap bab atau sub bab disusun kalimat kuncinya, yang kemudian akan dikembangkan dalam paragraf karya ilmiah. Tahapan semacam ini sudah lama diketahui. Tetapi apakah kita lakukan dalam proses penyusunan karya ilmiah? Dapatkah kita membayangkan akhir dari karya ilmiah kita, pada saat menulis kalimat-kalimat awal karya itu? Kalau kita dapat membayangkannya, maka kita sudah lulus dalam menyusun karya ilmiah yang sistematis.

Yang dilakukan dalam menyusun point-point presentasi sebetulnya adalah kebalikan dari proses di atas. Kalau ada diagram awal penyusunan karya ilmiah ini, dengan serta merta kita bisa menyusun point-point presentasi. Namun kalau diagram outline karya ilmiah itu tidak lagi bisa diperoleh, kini tugas kita ialah mencari paragam kunci, lalu kalimat kunci di dalamnya, kemudian sub bab dan bab kunci. Lalu, jadilah point-point presentasi itu. Ringkasan tahapan-tahapan ini sebagai berikut:
1. mencari paragraf kunci.
2. mencari kalimat kunci dalam paragraf kunci tersebut
3. mencari sub bab atau bab kunci yang berisi kalimat kunci tersebut

Dalam bentuk aslinya, biasanya power point telah menyediakan besar huruf yang cocok untuk presentasi, biasanya sebesar 32 point. Besaran point ini sudah bisa menjadi panduan kita untuk menyusun banyak bahan presentasi. Kalau kita memiliki waktu presentasi hanya 15 menit, sementara satu slide membutuhkan waktu 3 menit untuk menjelaskannya kepada pendengar, jelaslah bahwa kita akan membuat maksimal 5 slide saja untuk presentasi ini. Kalau dalam satu slide akan bisa ditampilkan 5 kalimat kunci, maka secara keseluruhan mungkin kita hanya memiliki kesempatan untuk menampilkan 25 kalimat kunci saja.

Akan tetapi tulisan ilmiah biasanya berpanjang lebar, karena menghubungkan banyak faktor yang berpengaruh kepada satu kejadian. Dalam kaidah bahasa Indonesia, kalimat yang panjang bisa diringkas, seringkas-ringkasnya menjadi hanya berupa bagian subyek dan predikat (S-P). Kalau obyek (O) berperan penting untuk menjelaskan ide presentasi, maka harus pula dicantumkan, begitu pula bagian keterangan (K). Selengkap-lengkapnya kalimat ialah berupa SPOK.

Ada lagi cara meringkas kalimat atau paragraf, ialah dengan membentuknya menjadi:
1. matriks atau tabel, yang menghubungkan antar variabel atau konsep
2. diagram, yang menunjukkan hubungan prosesual antar variabel
3. tanda-tanda ringkas lainnya, misalnya panah
4. jika kalimat terpaksa masih panjang, maka kata-kata kunci bisa diberi warna yang berbeda

Membuka “Power Point”

Dengan mengasumsikan bahwa program Power Point (biasa disingkat menjadi PPT, meskipun Power Point 2007 mengubah ekstensi menjadi PPTX) telah tersimpan dalam komputer, maka cara membuka program ini sebagai berikut:

1. Klik START di kiri bawah. Jika pada keyboard ada gambar Windows berupa bendera empat buah melambai, maka klik BENDERA WINDOWS
2. Klik PROGRAMS
3. Carilah program MICROSOFT POWER POINT, lalu MICROSOFT OFFICE POWER-POINT 2007, lalu KLIK












4. Tunggu sebentar, maka program ini terbuka










Pada beberapa komputer, ikon Power Point dipampangkan di dalam menu DESKTOP, maka tinggal KLIK ikon tersebut. Komputer lainnya mungkin memuat ikon Power Point di dalam menu START, sebagaimana terlihat pada gambar di atas, maka ikon itupun tinggal di-KLIK untuk membuka program.

Mulai Menulis “Pointer”

Terdapat berbagai cara untuk memasukkan point-point yang akan dipresentasikan:
1. Diketikkan langsung dalam slide power point
2. Telah diketik di program lailn, lalu tinggal dipindahkan ke dalam slide power point.
3. Dokumen asli langsung dipindahkan ke dalam power point, lalu diedit di sana

Point-point itu bisa diketikkan langsung di dalam power point. Jika jendela program ini sudah dibuka, maka langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:

1. Lihatlah dokumen asli, yang hendak disusun menjadi power point. Lihatlah bagian judul dan penulis. Abstrak, ringkasan, kata kunci, atau executive summary –jika terdapat dalam naskah—dapat digunakan sebagai patokan penulisan pointer. Jika memungkinkan, carilah pola penulisan naskah, apakah kalimat utama terdapat di awal, tengah atau akhir paragraf. Temuan akan pola ini sangat berguna untuk mengambil pointer, yaitu sekedar meringkas kalimat utama, tanpa perlu terganggu untuk menganggap penting kalimat lainnya atau menuliskan sebanyak mungkin kalimat.



























2. Ketikkan judul sesuai dengan naskah yang. Ketikkan pula nama penulis naskah. Mungkin perlu dicantumkan pula lambang institusi (tinggal COPY dari file asalnya, lalu cursor diletakkan di tempat yang diinginkan dalam power point kemudian di-KLIK PASTE).











3. Untuk memudahkan pengelolaan seluruh presentasi, ada baiknya membubuhkan satu halaman khusus untuk daftar isi. Dengan menggunakan fasilitas hyperlink, maka daftar isi dapat digunakan sebagai menuju dan kembali ke setiap halaman presentasi. Bagi pendengar, daftar isi juga memudahkan pemahaman isi presentasi karena memungkinkan imajinasi alur presentasi dengan segera.











4. Selanjutnya disusun pointer untuk setiap bab penulisan. Sejauh memungkinkan, satu lembar power point sebaiknya mencakup satu bab penulisan. Setelah mengetahui kalimat utama, untuk meringkasnya bisa dengan mengeluarkan kata penghubung (ke, dari, kepada, oleh, untuk), mencari konsep utama, dan mencari hubungan antar konsep. Hubungan tersebut bisa digambar dengan tanda panah (panah searah atau dua arah) atau lambang lainnya yang setara.













Menyimpan Hasil Kerja

Untuk menyimpan hasil pekerjaan, langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:
1. KLIK lambang Windows di ujung kiri-atas, lalu pilih SAVE, lalu KLIK. Hasil kerja akan disimpan dalam ekstensi .pptx (power point edisi tahun 2007). Perlu diingat bahwa file ini tidak bisa dibaca dengan program power point versi terdahulu.











2. Untuk memungkinkan hasil kerja dalam power point 2007 bisa dibaca dalam versi terdahulu, maka KLIK lambang Windows di ujung kiri-atas, lalu pilih SAVE AS. Dalam jendela ini terdapat ruang untuk memilih folder tempat penyimpanan (lihat ruang paling atas, di sebelah SAVE AS). Nama file dapat dituliskan pada ruang di sebelah FILE NAME. Yang penting diperhatikan ialah ruang di sebelah SAVE AS TYPE. Pilihlah POWERPOINT 97-2003 PRESENTATION atau versi lain yang dikehendaki. Lalu pilih SAVE, lalu KLIK.











3. Untuk mencek, coba buka WINDOWS EXPLORER, pilih folder tempat penyimpanan data hasil kerja di atas. Terlihat bahwa file dengan penyimpanan POWER POINT 2007 menghasilkan ekstensi .pptx, dengan ukuran file lebih kecil, sehingga lebih mudah dikopi dan dipindahkan. Adapun upaya menyimpan hasil kerja dalam versi POWER POINT 1997-2003 menghasilkan file dengan ukuran lebih besar. Selisih ukuran file ini dapat sangat besar ketika di dalam hasil kerja disajikan gambar, tabel, lagu, film, atau animasi lain.








Memilih Desain Kerja

Pekerjaan di atas dilaksanakan dalam halaman standar (default). Untuk mempercantik halaman dapat digunakan fasilitas desain:
1. Buka DESIGN, lalu KLIK jenis yang akan digunakan. Segera halaman kerja berubah.












2. Pilihan desain dapat dilanjutkan dengan kombinasi warna. Buka COLORS lalu KLIK jenis kombinasi warna yang dipilih.













Memilih Animasi Transisi antar Slide

Untuk menghidupkan halaman dapat digunakan fasilitas animasi:
1. Pilih ANIMATIONS, lalu KLIK jenis animasi TRANSITION yang dipilih. Pilihan animasi ini membuat pergantian antar slide menjadi lebih anggun.











2. Jika pilihan TRANSITION tersebut hendak digunakan pada seluruh slide, maka KLIK tombol APPLY TO ALL.












Berkreasi dengan Animasi Sesuai Kebutuhan

Selain yang bersifat standard (default) animasi bahan-bahan power point dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan presenter. Animasi semacam ini semakin penting untuk bahan-bahan di luar teks atau kalimat, misalnya dalam bentuk gambar, tabel, diagram. Langkah-langkah yang dilakukan meliputi:
1. Mula-mula pilihlah fasilitas INSERT. Kemudian buatlah materi non teks atau bukan kalimat. Misalnya dari bahan PENDAHULUAN di atas kemudian disusun menjadi diagram. Kemudian pilih TEXT BOX lalu KLIK.











2. Bentuk diagram yang sudah jadi tersaji di bawah ini. Coba bandingkan diagram tersebut dengan pola pointer kalimat di atas, manakah yang lebih mudah dipahami? Untuk menyusun diagram penting diingat bahwa hubungan antar bagian tersebut merupakan hubungan variabel (sebab-akibat), bukan pola hubungan lainnya. Pola hubungan variabel menunjukkan bahwa presentasi yang dilaksanakan memiliki sifat ilmiah (scientific).










3. Setelah bahan diagram di atas selesai disusun, kini saatnya membuat animasi sesuai dengan arah panah yang ada. Mula-mula pilih fasilitas ANIMATIONS, lalu pilih CUSTOM ANIMATION, lalu KLIK.











4. Setelah fasilitas CUSTOM ANIMATION tersembul di sebelah kanan layar, maka tinggal dipilih bahan diagram yang hendak dianimasi. Contohnya dimulai dari alur atas, semuanya dipilih, lalu buka layar ADD EFFECT, lalu ENTRANCE, lalu pilihlah animasi yang diinginkan, misalnya WIPE. Sebagai catatan, untuk melihat seluruh animasi berikut hasilnya, bisa dipilih MORE EFFECT.











5. Untuk mengelola efek sesuai dengan kebutuhan, mula-mula pilih mana saja obyek yang akan dikelola. Kemudian KLIK panah di kanan bawah kumpulan obyek pilihan tersebut. Pilih EFFECT OPTIONS lalu KLIK















6. Jendela EFFECT OPTIONS kemudian terbuka, dan terlihat di dalamnya fasilitas efek-efek yang bisa digunakan. Pilih jendela EFFECT, lalu pilih efek yang diinginkan. Terakhir letakkan cursor pada OK lalu KLIK.











7. Sekarang bisa dipilih pola waktu untuk mengelola saat pemunculan obyek (karena di awal dipilih ENTRANCE). ON CLICK menunjukkan obyek keluar saat mouse di-KLIK. WITH PREVIOUS menunjukkan obyek muncul bersamaan dengan waktu kemunculan obyek sebelumnya. AFTER PREVIOUS menunjukkan obyek muncul terurut atau kemudian dari obyek sebelumnya. Jika pengelolaan waktu ini selesai, pilih OK lalu KLIK.











8. Untuk hendak mengelola urutan obyek-obyek, tinggal pilih obyek tersebut lalu letakkan dalam urutan yang diinginkan. Caranya dengan KLIK sebelah kanan mouse, jangan dilepaskan sampai diletakkan pada urutan. Batas urutan terlihat dalam bentuk garis.















9. Sekarang hasil animasi bisa dilihat dalam layar.












Menghubungkan Seluruh Obyek dengan Fasilitas “Hyperlink”

Upaya pengelolaan file-file maupun slide-slide dalam satu file dipermudah oleh fasilitas hyperlink. Tinggal KLIK pada obyek, lalu terbukalah obyek lain yang disambungkan (LINKED):

1. Mula-mula INSERT, lalu pilihlah obyek yang akan disambungkan, lalu buka fasilitas LINKS. Pilih HYPERLINK, lalu KLIK.











2. Terbuka jendela INSERT HYPERLINK. Carilah obyek yang akan disambungkan dalam LOOK IN. Dalam contoh ini hendak disambung file power point yang sama. Jika file tersebut telah ditandai (BOOKMARKED) menurut nomor halaman atau bab-bab tertentu, maka pilihan menjadi spesifik. Sebagai catatan, bookmark terbaru akan muncul setelah file tersebut disimpan (SAVED) terlebih dahulu. Lazimnya file power point otomatis memiliki bookmark, sehingga bisa dipilih BOOKMARK lalu KLIK.











3. Pilih halaman dalam power point yang akan disambungkan, pilih OK lalu KLIK.











4. Setelah hyperlink berhasil, maka teks asli mendapatkan tanda garis bawah dan ada kalanya mengalami perubahan warna.











5. Hyperlink dapat dipahami sebagai suatu pintu masuk ke ruangan lain. Sebagai kelanjutan pembuatan pintu masuk, maka kini perlu dibuat pintu keluarnya. Pada halaman yang tersambung, pintu keluar bisa disusun dalam berbagai bentuk, misalnya pintu untuk kembali ke halaman pengelolaan (DAFTAR ISI). Kemudian tahapan penyusunan hyperlink seperti di atas dilakukan kembali, kini di-link ke bookmark halaman DAFTAR ISI.

















6. Setelah selesai menyusun hyperlink, kini halam tersebut bisa dicoba dalam penayangan slide. Begitu cursor mencapai obyek yang ditandai, maka muncullah letak sambungannya. Untuk mencapai sambungannya, maka obyek tersebut di-KLIK.











7. Setelah mencapai obyek persambungannya, maka untuk keluar dari sana cursor bisa diletakkan pada obyek yang tersambung ke obyek lain, lalu KLIK.












Membuat “Slide Master” agar Presentasi lebih Personal

Power point memiliki segudang slide master, dengan nama-nama yang sesuai dengan kebutuhan presentasi. Slide master lainnya, dengan motif beraneka ragam, dengan mudah diunduh dari internet. Namun itu saja belum cukup, yaitu ketika presenter hendak mengajukan presentasi yang sesuai dengan isi presentasi maupun kepribadian. Untuk itulah presenter perlu menyusun slide master sendiri.

1. Pilih kelompok VIEW, lalu pilih SLIDE MASTER, lalu KLIK.













2. Kini tersaji beragam slide untuk disusun menjadi master atau template. Ada baiknya pertama-tama master disusun untuk halaman-halaman isi. Pilih halaman isi tersebut, lalu KLIK.











3. Kemudian masukkan obyek yang akan dijadikan penanda khas slide tersebut. Caranya COPY obyek penanda tersebut, lalu PASTE dalam halaman slide yang diinginkan. Misalnya dalam contoh ini bunga mawar diletakkan pada wilayah judul slide.











4. Pada waktu diletakkan, obyek tersebut terletak di muka, sehingga menutupi tulisan. Untuk memindahkannya ke belakang, letakkan cursor pada obyek tersebut, lalu KLIK mouse sebelah KANAN, pilih SEND TO BACK, lalu pilih lagi SEND TO BACK, lalu KLIK.

















5. Oleh karena obyek tersebut berupa gambar, ada baiknya ruang untuk penulisan teks disajikan dalam kotak berwarna lain, dan bersifat transparan. Mula-mula pilih kotak tulisan tersebut, lalu buka jendela FORMAT, lalu pilih SHAPE FILL, lalu pilih warna yang diinginkan











6. Untuk membuat warna tersebut menjadi transparan, maka buka jendela FORMAT, pilih SHAPE FILL, pilih GRADIENT. Di sana disajikan beragam desain gradien. Jika belum ada juga yang sesuai, pilih MORE GRADIENTS, lalu KLIK.











7. Kini terbuka fasilitas MORE GRADIENTS. Pada bagian TRANSPARENCY terdapat panah yang bisa digerakkan untuk memilih tingkat transparansi yang diinginkan. Pilih CLOSE lalu KLIK.


















8. Sebagai kotak tulisan, masih terdapat garis pinggir kotak. Untuk menghilangkan garis itu, buka jendela FORMAT, pilih SHAPE OUTLINE, pilih NO OUTLINE, lalu KLIK.











9. Oleh karena warna-warna yang tersaji dalam ruang judul gelap, maka jenis huiruf perlu dipilih yang berwarna terang. Buka jendela HOME, pilih ikon warna huruf, lalu pilih huruf. Lalu KLIK.











10. Tindakan-tindakan serupa di atas juga bisa dilaksanakan pada halaman lainnya. Halaman lain yang perlu disusun sesuai dengan halama isi, tentu saja ialah halaman judul.



















11. Setelah master selesai dibuat, kini saatnya memberinya nama. Sebaiknya nama tersebut menunjukkan fungsi slide tersebut, sehingga mudah dicari dan digunakan pada waktu yang lain. Pilih SLIDE MASTER, pilih RENAME, lalu KLIK.











12. Setelah seluruh tindakan penyusunan slide master selesai, kini saatnya dikukuhkan. Pilih SLIDE MASTER, pilih PRESERVE, lalu KLIK. Maka muncullah tanda klip paku di tepi kiri slide yang berhasil dikukuhkan.











13. Setelah semua kegiatan ini selesai, kemudian jendela slide master ini ditutup. Pilih SLIDE MASTER, pilih CLOSE MASTER VIEW, lalu KLIK.




















14. Coba di jendela SLIDE di bagian kiri, letakkan cursor di slide terakhir, lalu KLIK. Kemudian ENTER berkali-kali sampai memperoleh halaman slide yang diinginkan.











15. Untuk menyimpan master yang baru ini, pilih ikon windows office, pilih SAVE AS, pilih OTHER FORMATS, lalu KLIK.











16. Setelah jendela SAVE AS terbuka, pilih lokasi yang diinginkan, pada FILE NAME ketikkan nama yang diinginkan. Pada SAVE AS TYPE, pilihlah POWERPOINT TEMPLATE (*.potx), pilih SAVE, lalu KLIK.